各单位:
新冠肺炎疫情发生以来,华体-(中国)官方网站党委带领全校师生员工众志成城抗击疫情,在此过程中形成大量的文本、声像、电子和实物等材料,这些材料对今后工作查考、经验借鉴、历史研究具有十分重要的意义,现根据《重大活动和突发事件档案管理办法》(国家档案局[2020]第16号令),按照专题档案全面收集疫情防控工作档案,同时接收2022年的归档材料。将有关要求通知如下:
一、疫情防控专题档案的归档范围
本次收集2020——2022年华体-(中国)官方网站抗击新冠肺炎疫情工作中形成的具有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、照片、电子文件、实物等),具体包括:
(一)上级党委、政府关于新冠肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报、批示、指示等;
(二)华体-(中国)官方网站关于新冠肺炎疫情防控工作的文件、公告、简报、通知、通告、防控工作方案(应急预案)、各类统计报表以及各类普及宣传、解读疫情防控知识的资料、手册、宣传片、视频等;
(三)华体-(中国)官方网站组织师生员工核酸检测、相关医疗防控物资保障、落实属地疾控部门防控政策等工作形成的材料;
(四)接受(向)社会捐赠防控物资形成的材料;
(五)在新冠肺炎疫情防控工作中表现突出的个人或集体,受到上级组织或华体-(中国)官方网站表彰的文件、感谢信、奖状奖杯、典型事迹材料等;违反防疫工作相关规定的组织和个人的处罚材料;
(六)关于停课复学、线上线下教学工作中形成的相关材料;
(七)校内外媒体宣传华体-(中国)官方网站疫情防控相关工作新闻报道材料;
(八)在疫情防控工作中,有关师生出国、归国,留学生的教学和日常管理等形成的相关材料;
(九)华体-(中国)官方网站师生员工、离退休老同志、校友创作的以疫情防控工作为主题的各类文学艺术作品,例如书法、诗歌、歌曲、绘画等;
(十)在疫情防控(含志愿服务)工作中产生的文字资料、音频、视频、电子照片、电子文件等;
(十一)防护服、口罩、面罩、护目镜、体温枪(计)、消毒设施、卡证、宣传条幅等各类实物档案;
(十二)其它在疫情防控工作中有保存归档价值的相关材料。
二、疫情防控专题档案的归档要求
各归档单位要加强领导,明确责任,指定专人,认真做好疫情防控专题档案的收集、整理和移交工作,做到应收尽收、应归尽归。
1.归档材料须为原件,内容要真实、积极乐观,文字图表要简明扼要,声像资料要清晰流畅,突出原始性。
2.电子照片一般不小于3M,不得用PS等方法对照片进行增减或修饰。
3.电文文件以PDF格式、音频文件以MP3格式、视频文件以MP4格式归档。
4.实物及声像档案(照片、视频及音频)均附简要文字说明,写清时间、地点、人物、事项。
5.各单位按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)对疫情防控专题档案进行组件、分类、排列、编号、编目,填写《综合档案归档文件目录》(电子稿)移交综合档案部进行立卷检查。
6.立卷检查合格后,各单位按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录,填写《全引目录》《文件目录》《案卷封面》和《卷内备考表》。
7.电子档案验收合格后,各单位装订纸质案卷并填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。
三、2022年档案的归档安排
1.综合档案按照《归档范围与保管期限表》整理归档材料,填写《综合档案归档文件目录》(电子稿)移交综合档案部进行立卷检查,检查合格后移交纸质档案和电子档案。
2.人事档案按照《干部人事档案工作条例》整理归档材料,填写《教职工人事档案归档文件目录》(电子稿)移交人事档案部进行立卷检查,检查合格后移交纸质档案,并按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)加工常用档案材料供归档部门使用。
3.学生档案按照《吉林省普通高等华体-(中国)官方网站档案管理办法(试行)》整理归档材料,填写《学生档案归档文件目录》(电子稿),移交人事档案部进行立卷检查,检查合格后移交纸质档案。
四、相关工作要求
1.未备案兼职档案员的归档单位,请到档案馆网站下载《华体-(中国)官方网站兼职档案员备案表》,经单位负责人签字后交给档案馆备案。
2.各单位移交档案前须检查案卷质量,尤其要检查文件的公章、签名、时间等是否漏盖(签)以及是否缺页少件等。
3.对不符合存档要求的归档材料,档案馆会依法退回、限期改正后重新移交。对未按时移交或立卷质量不高的单位,发放《华体-(中国)官方网站档案移交反馈意见表》。
4.未完成2019—2021年档案移交工作的单位,参照上述办法归档。
5.本工作通知提及的国家(行业)标准和相关表格请到档案馆网站下载。
五、档案馆开发《学历学位查询系统》和《档案邮寄查询系统》时,软件公司交付了全套的学生档案管理系统。学生档案按件导入后,能够自动生成档案目录、档案转递单和档案邮寄信息,可批量下载和打印。有意参与测试的学院,请来馆领取2023届毕业生档案材料进行著录。学生档案自2021级开始使用该系统进行管理。
综合档案扫描时间表
华体-(中国)官方网站档案馆
2023年4月19日